一、成立往來賬清理的領導機構和工作小組
往來賬清理牽涉面比較廣，且有時直接牽涉到一些部門或個人利益，僅僅單憑財務部門是很難完成的。因此，作為財務負責人應草擬一份往來賬清理的領導機構名單，并報請公司負責人批準。成立往來賬清理工作的領導機構目的在于減小在清理工作中其他部門或個人不配合等工作阻力，因此一般應有公司負責人和分管領導等參與，財務負責人負責往來賬清理的日常事務工作。
為將清理工作具體落實到實處，應成立由財務部牽頭跨部門的工作小組，共同完成清理工作，銷售部門與采購部門是工作小組的重點參與部門。
二、制定清理工作方案并下發往來賬清理工作的通知
為順利完成往來賬的清理工作，財務部門應結合公司的實際情況，制定出完善的清理方案，方案內容應包括往來賬清理的具體范圍、內容、時間、注意事項等。方案必須具有可操作性，切忌空洞。
清理工作方案應與成立的領導結構和工作小組一起，作為公司的正式文件下發到各部門，以便大家遵照執行。
三、應收款項的清理
應收款項主要包括應收賬款、預付賬款和其他應收款，因此清理工作也主要是圍繞這些會計科目進行的。
（一）應收賬款的清理
一般來說，應收賬款是往來賬清理的重點和難點，作為債務單位有時不愿意給予配合。應收賬款的清理工作應有銷售部門積極配合，且應與銷售部門的績效考核相聯系，否則有時該項將會很難開展。
應收賬款清理按以下步驟進行：
1、財務部及時計算出正確的應收賬款余額并制作出對賬函
財務部負責往來賬的會計，應及時按照清理工作方案確定的時間點作出客戶應收賬款賬務處理，并按公司標準格式分客戶制作出對賬函，然后由職務不相容的其他財務人員核對無誤后加蓋公司印章。
2.及時發出對賬函，積極催促客戶回函
對于對賬函，根據具體情況分別以信函或專人上門送達等方式發出。財務部將對賬函的發出情況及時通報給銷售部門，由銷售部門及時通知到各銷售人員，銷售人員必要時應提醒催促客戶及時核對對賬函，商請客戶及時回函。
客戶如果是將確認的對賬函直接交給銷售人員的，銷售人員應在第一時間將回函交到公司財務部。
3.財務部及時檢查回函情況
對于客戶回函，財務部應及時檢查回函情況，一般有三種情況：一是回函了且確認了對賬函的數據；二是回函了但是不認可對賬函的數據；三是沒有回函。
財務部此時應將工作重點放在第二種和第三種情況。
對于客戶已經回函但是不認可對賬函數據的，財務部應先從企業內部查明原因。對于這種情況，一般存在幾種可能：1.將不屬于該客戶的應收賬掛在了該客戶名下；2.將該客戶前期回款錯誤地記載了其他客戶名下；3.客戶反饋支付了貨款，但是我方尚未收到；4.客戶認為對賬函中發生額對應業務的計價錯誤；5.客戶反饋根本就沒有收到對賬函發生額對應業務的貨物。
對于上述各種情況，應一一查明，如屬于財務部內部賬務處理錯誤的，應及時按照財務部內部的錯賬處理辦理就行糾正，但是也要注意糾正錯賬給其他客戶回函帶來的錯誤也要進行分析。如果不是財務部內部賬務處理錯誤引起的與對方不符的，需要從企業業務流程進行分析并查明原因，重點檢查是否有舞弊發生。如客戶反饋已經支付了貨款但是我方未收到的，需要查明對方的支付形式，是否存在銷售人員收取了現金等。對于客戶反饋根本就沒有收到的貨物，需要查明企業貨物發出的流程，檢查是公司自己送貨還是委托物流送貨，檢查客戶驗收證明是否有偽造的嫌疑等。對于客戶反饋對賬函發生額對應業務的計價錯誤的，要查明是貨物短少引起還是貨物單價不符引起的，要與合同進行核對，找到不符的癥結所在。
對于客戶根本就沒有回函的，需要查明：1.該客戶是否真實存在；2.該客戶目前的經營情況，是否已經“人去樓空”；3.該客戶是否收到我方的對賬函。
作為沒有回函或沒有積極回函的客戶，很多時候最容易發生呆壞賬就是這些客戶，同時也要檢查是否存在舞弊。如果經查明客戶根本就不存在的，很顯然就是一起舞弊或詐騙，參與人員很可能就是公司的銷售人員等。如果存在詐騙或職務占用等刑事犯罪的，應及時報警處理。對于客戶雖然是曾經真實存在過，但是目前已經“人去樓空”的，必要時也應及時報警；雖然客戶未“人去樓空”，但是目前經營存在困難而無能力歸還貨款的，應想方設法要求對方確認對賬函和催欠，我方及時停止供貨；如果客戶雖然仍能聯系到，但是已經倒閉或關門歇業，應取得對方破產重組等相關資料。經查明對方確實沒有收到我方對賬函的，應及時重新發出并提醒對方注意查收并及時核對回杭，同時應檢查上次對賬函發出的程序是否存在錯誤或舞弊。
（二）預付賬款的清理
預付賬款的清理程序與應收賬款基本一致，不再贅述，此處僅說明一下不同點。
預付賬款的發生一般是企業采購緊俏物資、大型設備或對方處于壟斷地位等發生定金、預付貨款等。清理檢查的重點要放在我方是否已經收到貨物、對方是否按進度開展業務等。同時檢查是否存在已經收到貨物或業務已經完成，對方已經全額開具發票且我方已經將剩余款項支付，但是會計在賬務處理時沒有沖銷預付賬款而是又掛了一筆應付賬款。對于企業辦理的各種預存消費卡的，要查明是否存在已經消費但是經辦人沒有及時向對方索取發票并報賬，比如加油卡上的款項已經被車隊加油消費但是車隊沒有及時去開發票并及時回來報賬。
（三）其他應收款的清理
其他應收款可以分為內部和外部兩種情況，內部的主要是公司內部員工的借款、備用金等，外部的主要是各種保證金、押金等。
對于員工的各種欠款，要進行分析，符合企業內部規定的備用金可以繼續保留，對于因出差等借支款項必須及時報賬處理或歸還。對于員工的欠款，無論什么原因，都應要求欠款員工簽字確認。
對于外部的各種保證金、押金等，要檢查保證金和押金的收款憑證是否還在，同時檢查是否存在保證金和押金已經到期而未進行催收的情況。
（四）對應收款項進行賬齡分析，甄別出呆壞賬進行必要的賬務處理
對于在應收款項對賬清理過程中發現的各種問題應及時進行分析，并對賬齡作出分析，甄別出可能存在的呆壞賬。根據企業財務管理制度，對呆壞賬應及時作出會計處理，按照賬齡分析結果計提壞賬準備。
四、應付款項的清理
應付款項主要包括應付賬款、預收賬款、其他應付款等。
在中國目前的大環境下，債務人一般不會主動去核對賬目，而是債權人主動找債務人對賬，所以對于應付款項的對賬更多是“姜太公釣魚愿者上鉤”坐等對方的對賬函。但是，財務人員要注意應付款項會計科目的明細余額已經是借方余額的情況，雖然是在負債科目下面但是實際上已經變成了債權，應按照應收款項進行對賬和清理。
對于應付款項的清理，也還是有財務人員主動作為的地方：
1.檢查是否存在長期掛賬且確實無法支付的款項；
2.檢查會計上雖然是記在應付款項科目下面，但是稅務上可能涉及需要確認應稅收入的情況。
對于被動對賬的，也應高度重視，作為檢查應付款項是否正確的手段。對于通過對方對賬函發現與我方賬務不符的，需要查明原因，如是我方錯誤所致，應及時進行錯賬調整；如是在途貨物尚未入庫的，也應查明原因并在回函中進行必要的說明；如是采購人員利用職務之便以公司名義向供應商私自賒欠貨物的，應追究采購人員責任。
五、寫出往來賬清理的總結分析報告和處理申請
往來賬清理完成后應及時總結和分析，并寫出總結分析報告。對于在清理過程發現的問題要查明原因并歸納總結，對于因企業內部控制薄弱造成的，應提出修改意見；對于清理過程中發現的錯誤或舞弊，應提出處理意見。
對于往來賬清理發現的呆壞賬或長期掛賬且無法支付的應付款項，應提出核銷的處理意見，按照公司分級授權管理原則提請審批，以便及時作出賬務處理。
往來賬清理結果應作為企業相關部門績效考核的重要組成部分或參考指標。
六、往來賬清理后的財稅處理
（一）會計處理：
貸：壞賬準備
貸：應收帳款等
貸：營業外收入
4.同一客戶（供應商）在不同會計科目下面均掛有往來賬的處理
對于同一客戶（供應商）在會計賬目上最好僅保留一個戶頭，不同科目下多處掛賬容易形成虛增資產和虛增債務。因此，在清理中發現同一客戶（供應商）在不同會計科目下掛有往來賬的，應盡可能調整至同一科目下面。
對于既是客戶又是供應商的，如有可能雙方可以簽署相互抵賬協議，雙方按抵銷后的凈額支付，然后把該客戶的應收應付的往來賬進行抵銷合并。
（二）稅務處理
1. 核銷長期掛賬確實無法支付的應付款項，應計入企業所得稅應稅收入，會計上計入“營業外收入”，二者一致，無須調整。
2.會計上計提的壞賬準備，僅限于國務院財稅主管部門特許金融機構壞賬準備的可以稅前扣除外，其余壞賬準備一律不得稅前扣除，應做應按稅額調增處理。
3.確實發生呆壞賬損失的，應按照《企業資產損失所得稅稅前扣除管理辦法》（國家稅務總局公告2011年第25號）要求準備相關證據，并出具專項報告，然后按照稅務規定進行稅前扣除申報。
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