檔案審計是指為了查明有關檔案活動和檔案現象與所制定的檔案工作標準之間的一致程度，而客觀地收集和評估證據，并將結果反饋給檔案管理者，用以輔助和指導檔案工作開展的一項業務活動。以上對檔案審計工作的定義包含以下幾個方面的含義：檔案審計的對象是檔案活動和檔案現象；檔案審計工作的核心是收集充分的、有力的審計證據；檔案審計的準則是要客觀公正、實事求是；檔案審計的依據是已經制定成規范的檔案工作標準；檔案審計的作用是維護檔紀檔規、改善管理、提高工作成效。檔案審計工作包含兩個層次，從宏觀來說是對檔案館自身發展建設的審計；從微觀來說是對具體檔案業務活動的審計。下文將分兩個部分進行闡述。
檔案館建設審計是指審計機構和專業審計人員，采取定性和定量相結合的評價方法，對各級各類檔案館的建設工作進行測度和評價，并提出改進和提高的建議。1.檔案館建設審計的重要性。對檔案館建設審計的目的是提高檔案館整體水平與服務質量，更好地滿足利用者的需要。通過審計檔案館的辦館效益，檢驗各級管理者當初的計劃、決策、政策正確與否及管理措施的落實情況。審計的過程實質上是一個實行全面質量管理，提高服務質量的過程。檔案館建設審計不但是檢測決策目標的實現程度，同時也是對檔案館整個工作過程的全面監控。（1）審計可以發現檔案館規章制度中的漏洞和缺陷，督促檔案館有關規章制度的建立、健全和完善以及制度的有效執行等。（2）審計可以對檔案館運作過程中存在的問題進行診斷，及時發現問題、解決問題。（3）審計可以結合各個部門的工作考核，對部門及崗位的權、責、利進行綜合衡量，來評價工作的有效性等。2.檔案館建設審計的內容指標。我國檔案館種類繁多，有各級、各地區綜合性的公共檔案館，也有專業檔案館。此處我們主要討論針對普通公共檔案館的建設開展的審計，因為這類型檔案館分布區域廣、服務對象多、影響范圍大，在我國檔案館體系中具有舉足輕重的作用。（1）各級地方政府的財政投入情況。公共檔案館作為政府財政全額撥款單位，檔案館的財政投入在政府收支科目的文化類下應單獨設立一個子目。從我國目前的實際情況看，地方政府對公共檔案館建設的財政投入參差不齊，欠發達地本區財政投入嚴重不足。但也要注意到公共檔案館的發展狀況是與本地區經濟發展狀況緊密相連的，因此在評估時應考慮客觀環境因素，考慮不同地域經濟發展狀況和服務人口總量，因此設計的指標要合理，要能體現出本地區國民生產總值與館藏資源建設投入之間的關系，體現出本區域利用者總量與人口總量的關系，這樣才能從根本上看出公共檔案館資源投入總量是否能滿足該區域利用者的需求。審計時可考慮設立如下指標：人均實際投入資金量、人均占有的檔案數量、人均年增檔案數量等。（2）公共檔案館的硬件情況。如，公共檔案館的分布是否均衡、地理位置是否交通方便；硬件設施的設計是否遵循讓利用者使用方便的原則；針對弱勢群體，公共檔案館有無無障礙通道、殘疾人閱覽室和專用設施等。（3）公共檔案館的軟件情況。“軟件設施”設置是否到位包括館藏種類是否豐富、實用；利用者查檔、借檔是否方便、手續是否煩瑣，服務種類是否多樣、齊全，服務形式是否趣味、務實等。（4）館藏檔案資料的流通情況。眾所周知，檔案館的檔案是用來利用的，而不是用來“藏”的，只有利用的人越多，檔案流動的速度越快，檔案館作用的發揮才越能最大化。這就需要在審計時考察檔案館館藏資源的流通速度、人均利用量等。總之，對公共檔案館的審計要注重“兩性”。一是效率性，即在有限資源的條件下，公共檔案館是否將資金進行合理的調配和調整，最大限度地建設館舍、豐富館藏資源、滿足利用者需求。二是效果性，即是否實現了公共檔案館建設的預期目標，（內審網注:更多審計干貨資源，請關注公眾號內審網）主要包括檔案館的基礎設施建設、檔案館資源是否滿足了利用者的信息獲取和利用需求，是否促進了當地的文化發展等。綜上所述，檔案館的建設審計是以改善檔案館的管理素質和提高綜合管理水平為目的的，審查檔案館在計劃、組織、領導控制、決策和執行等管理職能上的表現，促進檔案館各個部門提高管理水平，促使有利要素的優化整合，以加強檔案館整體凝聚力和提高檔案館服務層次。對檔案館的審計有利于整合檔案館的管理資源，在檔案館提檔升級建設中發揮較明顯的作用。檔案業務活動審計是對基層檔案館的基礎業務工作進行檢查評價，促進基本業務能力的提高。1.審計與檔案收集。對檔案收集工作的審計主要是對文件材料歸檔范圍和收集質量的監控。通常我們不能為收集而收集，而是要有歸檔范圍和檔案工作標準。哪些文件材料應當被作為檔案保存，哪些文件材料沒有成為檔案保存的必要，這樣的問題在對檔案收集情況進行審計的過程中必須時常思考，才能更好地區分檔案與非檔案文件，從而有針對性地做好檔案收集工作。2.審計與檔案整理。對檔案整理工作的審計主要是檢查在整理檔案時是否按照鑒定標準區分不同價值的文件/區分不同的保管期限，在此基礎上分門別類地對檔案材料進行系統性組合和排序。尤其是對保管期限的審計應注意一些檔案，現在看起來沒有價值，將來說不定很有價值；一些檔案，今天用起來很頻繁，但過了一定時間，可能就是廢紙一堆。因此，區分檔案的價值，一定要有長遠眼光、戰略思維，不能憑感覺圖一時之快。3.審計與檔案鑒定。檔案的保管期滿之后是續存還是剔除銷毀需要通過鑒定來完成，對鑒定工作的審計關系檔案的“命運”。檔案是不可多得的原始記錄，也是不可再生資源。檔案一經銷毀，覆水難收，損失無法挽回。檔案作用的發揮具有隱蔽性、滯后性、隨機性、雙重性、突發性等特征，其作用有時容易被人們所忽略。所謂失去保存價值，也是相對而言的。隨著時間的推移，檔案鑒定標準可能會變，擬銷毀檔案的隱形價值可能重顯、增值。有些檔案在失去所謂的保存價值后，可能還有展覽價值、教學價值等。但是老一套“鑒而不毀”的做法也是不可取的，與其這樣，還不如不鑒定。鑒定勢在必行，只是鑒定后的處置方法可以更靈活多樣，比如用于教學、用于展覽等，審計可以進一步確定檔案的保管流向。4.審計與檔案利用。根據檔案法與檔案工作規章制度的相關要求，在開展檔案利用工作時檔案的利用范圍是要受到限制的。是開放利用還是控制利用？是定密還是解密？檔案開放利用不僅僅是業務問題，也關系到政府的“陽光”程度、“開明”程度。審計就是要對檔案的利用開放范圍進行調控，把握哪些是主動公開的，如涉及經濟、文化、科技、藝術等檔案；依申請可以公開的，如內容雖未涉密，但較為敏感的。通過審計既檢查開放工作的準確度，實現檔案開放年限與政府信息公開的接軌。5.審計與檔案編研。編研屬于檔案開發利用的高級形式，編研工作開展的第一步是選題與選材，在選題上往往需要緊扣當前的社會熱點，而在選材上就需要對所選取的檔案材料進行真實性、原始性、完整性鑒別，決定取舍，所以審計也應當滲透入檔案編研工作之中。6.審計與檔案數字化。檔案數字化既有利于檔案的“存”，也有利于檔案的“用”。“存”是通過提供數字化副本利用，對檔案原件封存保管，達到間接保證檔案實體原件安全的目的。“用”是檔案信息的數字化可以使人們通過計算機等現代設施設備對館藏檔案的電子信息實施自由查詢、復制、備份、遠程服務等，滿足不同種類的個性化需求，促進檔案信息資源共享。因此，檔案信息數字化應堅持利用優先的基本原則，區分利用重要程度和保管情況，決策全面開展還是有選擇性地開展，這樣工作起來才能有的放矢。總之，檔案業務活動審計對檔案管理工作具有重要意義，可以提高工作的主動性和前瞻性，避免工作的盲目性和被動性。檔案業務審計與檔案館建設審計一道共同保障引領著檔案工作向良性的方向前進。
